內(nèi)容編輯據(jù)深圳申甌的技術(shù)人員統(tǒng)計(jì)，安裝申甌電話交換機(jī)的用戶有90%以上都會(huì)用到一個(gè)功能，那就是自動(dòng)語音電腦話務(wù)員，通俗的說，就是呼入電話的自動(dòng)轉(zhuǎn)接，例：您好，XX公司，請撥分機(jī)號(hào)碼，查號(hào)請撥0。只是，如此重要的一個(gè)功能，大部分的用戶卻根本不了解，因而也造成一些購買和使用中的困惑。
目前，市場上銷售的申甌交換機(jī)都帶有電腦話務(wù)員，而大部分的進(jìn)口設(shè)備這個(gè)功能要么是要加裝相應(yīng)的板卡，要么需要外配專門的電腦話務(wù)員設(shè)備。細(xì)心的用戶會(huì)發(fā)現(xiàn)，你的供應(yīng)商提供的進(jìn)口設(shè)備的報(bào)價(jià)，往往會(huì)寫明是幾路話務(wù)員，例如：2路話務(wù)員等等。為什么是這樣呢？因?yàn)殡娫捊粨Q機(jī)配置電腦話務(wù)員其實(shí)是要考慮需要用到幾路的問題。
舉例來說，如果你選用的電話交換機(jī)要接入8條模擬外線，而電話交換機(jī)是1路電腦話務(wù)員，其實(shí)在使用中是會(huì)碰到這樣的一個(gè)問題。當(dāng)有兩個(gè)人或者更多的人同時(shí)撥你接入電話交換機(jī)的某幾個(gè)外線號(hào)碼時(shí)，1路話務(wù)員就只能有一個(gè)人聽見語音提示，其他的電話撥通后只能聽見回鈴音，并不會(huì)有電腦話務(wù)員的提示語音，撥打者會(huì)感覺撥叫的電話無人應(yīng)答。請注意“同時(shí)”，意思是說有2個(gè)或者更多的呼入電話像起跑一樣在同一時(shí)間呼入。大部分用戶一聽說電話會(huì)出現(xiàn)無人應(yīng)答，立即就覺得是個(gè)大問題。事實(shí)上，事情并沒有那么糟糕。
首先，正是考慮到這一問題，國產(chǎn)設(shè)備自帶的電腦話務(wù)員大部分因?yàn)槎际菃温?font face="Times New Roman">,（申甌系列交換機(jī)的電腦話務(wù)員都是兩路的）所以錄制的歡迎語音都很短，一般是10-15秒。假如有2個(gè)人同時(shí)撥打你公司的電話，那么一定有一個(gè)最先接通的先聽到語音提示，呼入人撥分機(jī)號(hào)碼、或者撥0轉(zhuǎn)總機(jī)后，話務(wù)員被釋放，繼續(xù)應(yīng)答第2個(gè)電話；也就是說，第一個(gè)人很快聽到話務(wù)員，慢一點(diǎn)的那個(gè)在聽到2聲以上的回鈴音后，在話務(wù)員被第一個(gè)人釋放后，也聽到了語音提示。本身2個(gè)或者更多的電話同時(shí)呼入就是一個(gè)概率的問題，這個(gè)概率的大小和接入交換機(jī)的外線的多少、你公司呼入電話的業(yè)務(wù)量大小、以及你的外線是否是中繼線都有關(guān)系。接入交換機(jī)的外線越多、公司電話是服務(wù)性質(zhì)、咨詢性質(zhì)等等，購買交換機(jī)的時(shí)候都應(yīng)該考慮一下電腦話務(wù)員是否能夠應(yīng)答的過來。同時(shí)外線是中繼線的時(shí)候意味著電話更容易接通，也要考慮是不是應(yīng)該增加電腦話務(wù)員，因?yàn)橥饩€電話是普通電話時(shí)，例如即使你接了8條外線，但是用戶撥打時(shí)，也可能會(huì)有2個(gè)人撥打了同一個(gè)號(hào)碼，這樣本身只能有一個(gè)人接通，等另外一個(gè)人再去撥打別的號(hào)碼時(shí)，前面接通的電話已經(jīng)通過話務(wù)員轉(zhuǎn)走了，電腦話務(wù)員已經(jīng)被釋放。
很多用戶在購買申甌交換機(jī)總是有個(gè)疑問，為什么這個(gè)語音不能長一些呢？目前有的國產(chǎn)設(shè)備也為了迎合用戶的這種心理，可以為有需要的用戶加長話務(wù)員，但是我們不提倡對單路的話務(wù)員做單純的加長，因?yàn)閷τ脩舳允褂秒娫捊粨Q機(jī)的目的首先是要保證電話的暢通，如果單純的加長了語音，而不增加話務(wù)員的通道數(shù)，那么話務(wù)員越長，用戶撥入后，聽語音的時(shí)間越長，話務(wù)員被占用的時(shí)間就更長，所以一個(gè)單路的話務(wù)員錄制時(shí)間越長，意味著呼入電話沒有語音應(yīng)答的概率越大。
總之，我們還是比較贊成像進(jìn)口設(shè)備按照用戶實(shí)際需要，來配置多路電腦話務(wù)員的方法。如果你的公司接入交換機(jī)的外線較多，公司的業(yè)務(wù)需要對語音應(yīng)答的要求比較高，或者是錄音的內(nèi)容比較復(fù)雜，例如，有的企業(yè)要錄制：您好，XX公司，請撥分機(jī)號(hào)碼，業(yè)務(wù)請撥1、技術(shù)請撥2。。。。撥1后，仍然要宣告，XX業(yè)務(wù)請撥1、XX業(yè)務(wù)請撥2等等，這樣的語音因?yàn)槭欠侄问胶羧?，話?wù)員會(huì)長時(shí)間被占用，一定要考慮配置多路話務(wù)員。當(dāng)然即使你有多路話務(wù)員，它的每一段語音也可以提供足夠長的時(shí)間，我們也不建議有的用戶把第一段語音錄制的很長，除非是特殊的單位，一般企業(yè)假如你把第一段錄了一分鐘長，那么用戶呼入后，一直聽話務(wù)員會(huì)覺得比較煩，因此對于比較復(fù)雜的話務(wù)員語音，最好是分段式錄制，第一段語音越簡短越好，后面的分段語音適當(dāng)長點(diǎn)影響不大。
交換機(jī)電腦話務(wù)員和電話彩鈴的區(qū)別：
越來越多的企業(yè)會(huì)選擇為自己的直撥電話在電信部門開通企業(yè)彩鈴業(yè)務(wù)，但是安裝了電話交換機(jī)，如果你要使用電腦話務(wù)員功能的話，那么企業(yè)彩鈴和話務(wù)員功能是有沖突的，因?yàn)殡娫挀芡ê螅拕?wù)員一開始應(yīng)答，相當(dāng)于呼入電話已經(jīng)被人接聽，彩鈴就不會(huì)在響，所以當(dāng)你彩鈴和話務(wù)員語音一起用時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)，彩鈴剛一響，接著就轉(zhuǎn)為交換機(jī)的話務(wù)員語音了。
有沒有一個(gè)功能，即可以有彩鈴，又可以用話務(wù)員語音呢？
目前有的電話交換機(jī)電腦話務(wù)員語音支持制作成彩鈴?fù)ㄟ^電腦導(dǎo)入，但是這并不代表你可以把一個(gè)傳統(tǒng)意義上的電話彩鈴直接導(dǎo)入電腦話務(wù)員使用。因?yàn)榻粨Q機(jī)的話務(wù)員在應(yīng)答來電的時(shí)候，無論總機(jī)還是分機(jī)都不會(huì)響鈴，只有呼入用戶撥分機(jī)號(hào)碼或撥0才會(huì)有分機(jī)電話響鈴；而電信的電話是彩鈴在響的同時(shí)電話也在振鈴。所以如果你要把彩鈴導(dǎo)入電話交換機(jī)使用，那么不管你前面的語音是什么內(nèi)容，必須要在最后錄音提示：“。。。。。請撥分機(jī)號(hào)碼，查號(hào)請撥0”，否則用戶聽到話務(wù)員里邊的彩鈴，以為你電話在響鈴，一直在等待接聽而不知道撥分機(jī)號(hào)碼，那么電話將無法被接聽。
總之，我們建議，無論那種形式，電腦話務(wù)員語音第一段越簡短越好，最好能盡快提示用戶要撥相應(yīng)的分機(jī)號(hào)碼轉(zhuǎn)人工，畢竟，對于企業(yè)辦公而言，電話盡快接通才是最重要的。